Requisiti di conformità ASK4
Di seguito sono riportati i requisiti legali che tutti i fornitori, gli appaltatori e gli altri partner di ASK4 sono tenuti a rispettare.
Fatta salva qualsiasi altra disposizione dei presenti Requisiti di conformità, l’Utente è tenuto a rispettare tutte le leggi applicabili (tra cui il Bribery Act 2010, il Control of Asbestos Regulations 2012, l’Equality Act 2010, l’Employment Rights Act 2025, il Worker Protection (Amendment of Equality Act 2010) Act 2023, l’Health and Safety at Work etc. del 1974, la Legge sull’edilizia abitativa del 1988, il Regolamento del 2017 in materia di riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo e trasferimento di fondi (informazioni sul pagatore), la Legge sui proventi di reato del 2002 e la Legge sull’immigrazione del 2014).
Parte 1 – Disposizioni obbligatorie
1. Definizioni
La presente sezione si applica a tutte le tipologie di fornitori.
Per “Disposizioni in materia di lotta alla corruzione e di condotta” si intendono le disposizioni contenute nella clausola 3 dei presenti Requisiti di conformità.
Per “Disposizioni in materia di lotta alla tratta di esseri umani e al lavoro forzato” si intendono le disposizioni di cui alla clausola 6 dei presenti Requisiti di conformità.
Per “Requisiti di conformità” si intendono i presenti Requisiti di conformità ASK4.
Per "sanzioni economiche" si intende qualsiasi sanzione commerciale, economica o finanziaria o embargo commerciale imposto di volta in volta da qualsiasi Autorità Sanzionatoria, comprese le sanzioni applicate in relazione a un particolare tipo di attività economica, comprese le sanzioni settoriali.
Per “Autorità governativa” si intende qualsiasi governo sovranazionale, nazionale, federale, statale, municipale o locale (comprese le relative suddivisioni, i tribunali, le agenzie amministrative, le commissioni o altre autorità) o qualsiasi ente o soggetto quasi governativo, industriale, commerciale o privato che eserciti funzioni normative, quasi normative, fiscali, di importazione o altre funzioni governative (comprese le borse valori e le autorità garanti della concorrenza), nonché qualsiasi entità controllata in via maggioritaria da uno di essi.
Per “funzionario pubblico” si intende qualsiasi funzionario, dipendente, agente o rappresentante di un’autorità governativa, qualsiasi candidato a una carica pubblica e qualsiasi funzionario o rappresentante di un partito politico.
Per “personale” si intende qualsiasi persona da voi incaricata di fornire i beni o i servizi, inclusi dipendenti, lavoratori temporanei e personale di subappaltatori.
Per “Fornitore” si intende la persona fisica o giuridica che fornisce beni o servizi ad ASK4 e comprende le sue affiliate e gli eventuali subappaltatori coinvolti nella fornitura di tali beni o servizi. Nei presenti Requisiti di conformità, i termini “Lei” e “Suo” si riferiscono al Fornitore.
Per “rappresentanti” si intendono i vostri funzionari, amministratori, dipendenti, agenti, appaltatori e subappaltatori, nonché qualsiasi persona che agisca per vostro conto.
Per “Soggetto soggetto a restrizioni” si intende qualsiasi persona fisica o giuridica che, al momento dello svolgimento di qualsiasi attività rilevante ai sensi dell’accordo tra l’Utente e ASK4:
(A) che figuri in un elenco di sanzioni gestito da un’autorità competente in materia di sanzioni, o che sia di proprietà o sotto il controllo di una persona che figuri in tale elenco, sia in relazione a tutte le attività economiche o commerciali, sia solo a un particolare tipo di attività economica, compresa un’attività settoriale;
(B) il governo di un Paese sottoposto a sanzioni o un'autorità governativa di un Paese sottoposto a sanzioni; oppure
(C) un cittadino o un residente di o un'entità giuridica costituita o esistente o operante ai sensi delle leggi di un Paese sottoposto a sanzioni.
Per “Autorità competente in materia di sanzioni” si intende qualsiasi autorità governativa in qualsiasi giurisdizione in cui l’Utente operi o fornisca servizi ad ASK4, nonché (i) qualsiasi autorità governativa del Regno Unito (compresi il Tesoro di Sua Maestà e l’Ufficio per l’attuazione delle sanzioni finanziarie (OFSI)), (ii) qualsiasi autorità governativa degli Stati Uniti (compresi il Dipartimento di Stato degli Stati Uniti, il Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti e il Dipartimento del Tesoro degli Stati Uniti (e, in particolare, l’Office of Foreign Assets Control)), (iii) il Consiglio di Sicurezza delle Nazioni Unite e (iv) l’Unione Europea.
Per “Disposizioni sanzionatorie” si intendono le disposizioni di cui alla clausola 4 dei presenti Requisiti di conformità.
Per “Paese soggetto a sanzioni” si intende qualsiasi paese o territorio soggetto a sanzioni economiche a livello nazionale imposte da un’Autorità competente in materia di sanzioni, inclusi (a titolo esemplificativo e alla data dei presenti Requisiti di conformità) Cuba, l’Iran, la Libia, la Corea del Nord, il Sud Sudan, il Sudan, la Siria, la Crimea e qualsiasi regione dell’Ucraina occupata da potenze straniere, nonché qualsiasi altro paese o territorio che di volta in volta diventi soggetto a sanzioni economiche a livello nazionale.
A scanso di equivoci, i riferimenti contenuti nei presenti Requisiti di conformità a qualsiasi legge applicabile includono qualsiasi modifica, ripristino o sostituzione di tale legge e qualsiasi legge sostanzialmente simile in qualsiasi giurisdizione.
2. Requisiti per l'inserimento
La presente sezione si applica a tutte le tipologie di fornitori.
2.1 Il Cliente è tenuto, a proprie spese, a rispettare i Requisiti di conformità ASK4 in materia di onboarding, inclusi i seguenti, a seconda dei casi:
2.1.1 compilazione dei moduli di prequalificazione;
2.1.2 rispondere alle domande di audit;
2.1.3 fornire la documentazione relativa al programma di salute e sicurezza;
2.1.4 fornire una lettera di verifica del conto bancario;
2.1.5 fornire prova della registrazione della società e della registrazione fiscale;
2.1.6 fornire dichiarazioni sulla schiavitù moderna (o altre prove di conformità);
2.1.7 fornire dichiarazioni ESG; e
2.1.8 fornire prova di copertura assicurativa ai livelli e alle condizioni richiesti da ASK4.
2.2 L’utente è tenuto a rispettare tutti i requisiti di onboarding effettivi comunicati da ASK4 prima della propria nomina o della stipula di qualsiasi accordo tra l’utente e ASK4. Il rispetto di tali requisiti dopo la nomina o la stipula di un accordo sarà consentito solo nella misura e entro il termine espressamente concordati per iscritto da ASK4.
2.3 L'utente è tenuto a mantenere la conformità per tutta la durata di qualsiasi accordo stipulato con ASK4 e a completare eventuali rinnovi per continuare a essere un fornitore approvato di ASK4.
2.4 Il Cliente dovrà garantire che i servizi siano conformi a tutte le leggi, i regolamenti, le linee guida normative, le licenze, le autorizzazioni e gli standard di settore applicabili, ai presenti Requisiti di Conformità e a qualsiasi politica di ASK4 comunicata al Cliente; che siano eseguiti da Personale adeguatamente qualificato, competente, formato e supervisionato, con ragionevole abilità, cura e diligenza; e che non espongano ASK4, i suoi collaboratori, i suoi clienti o i suoi committenti ad alcun rischio sostanziale di natura legale, normativa, operativa, di salute e sicurezza o reputazionale. Qualsiasi inadempienza sostanziale alla presente clausola 2.4 costituirà una violazione sostanziale e darà diritto ad ASK4 di esercitare i propri diritti ai sensi della clausola 8.
3. Disposizioni anticorruzione e di condotta
La presente sezione si applica a tutte le tipologie di fornitori.
3.1 L'utente garantisce e si impegna a:
3.1.1 né l’Utente né alcuno dei suoi Rappresentanti ha violato o violerà alcuna legge o normativa anticorruzione applicabile, ivi incluse la Convenzione delle Nazioni Unite contro la corruzione, la Convenzione dell’OCSE sulla lotta alla corruzione di pubblici ufficiali stranieri nelle transazioni commerciali internazionali, il Foreign Corrupt Practices Act del 1977 e il Bribery Act del Regno Unito del 2010 (le “Leggi anticorruzione”); e
3.1.2 L’Utente e i suoi rappresentanti si impegneranno a rispettare le leggi anticorruzione nello svolgimento delle attività commerciali e delle operazioni previste da qualsiasi accordo stipulato tra l’Utente e ASK4.
3.2 L'utente garantisce e si impegna a far sì che né lui né alcuno dei suoi rappresentanti abbia offerto o offrirà, direttamente o indirettamente, né abbia dato o darà, né abbia richiesto o richiederà, né abbia ricevuto o riceverà alcunché di valore per:
3.2.1 influenzare atti, decisioni o omissioni compiuti da qualsiasi funzionario pubblico o da qualsiasi altra persona o entità al fine di ottenere o mantenere un incarico o assicurarsi un vantaggio commerciale indebito;
3.2.2 indurre qualsiasi persona fisica o giuridica ad agire in modo improprio, in violazione dei propri doveri;
3.2.3 indurre un funzionario pubblico o qualsiasi altra persona o entità a esercitare la propria influenza su un’autorità governativa o su qualsiasi altra persona o entità al fine di commettere un atto illecito o di ottenere o mantenere un incarico; oppure
3.2.4 abbiano lo scopo o l’effetto di costituire corruzione pubblica o commerciale, accettazione o acquiescenza a estorsioni, tangenti o qualsiasi altro mezzo illecito o improprio per ottenere o mantenere affari.
3.3 L'utente garantisce e si impegna a:
3.3.1 nessuna partecipazione azionaria, diretta o indiretta, nel Fornitore sia detenuta o controllata da, o a beneficio di, alcuna autorità governativa, alcun funzionario pubblico o alcun familiare stretto di un funzionario pubblico; e
3.3.2 Nessuno dei Suoi rappresentanti è un'autorità governativa o un funzionario pubblico.
3.4 L'utente è tenuto a informare tempestivamente ASK4 qualora tali circostanze cambino o sia probabile che cambino.
4. Disposizioni relative alle sanzioni
La presente sezione si applica a tutte le tipologie di fornitori.
4.1 L'utente garantisce e si impegna a non aver:
4.1.1 fornito o ricevuto beni, servizi o tecnologie, compresi servizi o prodotti creditizi e finanziari, a o da qualsiasi Paese Sanzionato o Parte Soggetta a Restrizioni in violazione di una Sanzione Economica;
4.1.2 importato, esportato o facilitato l'importazione o l'esportazione di qualsiasi prodotto, servizio o tecnologia, compresi servizi e prodotti creditizi e finanziari, da o verso qualsiasi Paese Sanzionato o Parte Soggetta a Restrizioni in violazione di una Sanzione Economica; oppure
4.1.3 altrimenti coinvolti in qualsiasi transazione finanziaria o commerciale con qualsiasi Paese Sanzionato o Parte Soggetta a Restrizioni in violazione di una Sanzione Economica.
4.2 L'utente si impegna a non intraprendere né a contribuire a nessuna delle azioni elencate nella presente clausola 4.
5. Legge sulle finanze criminali del 2017
La presente sezione si applica a tutte le tipologie di fornitori.
5.1 ASK4 non tollera l'evasione fiscale e si impegna a garantire che nessuno dei suoi dipendenti, agenti o rappresentanti terzi sia coinvolto in attività di evasione fiscale.
5.2 L'utente garantisce e si impegna ad aver adottato procedure adeguate per prevenire l'evasione fiscale da parte dei propri dipendenti, agenti o altre terze parti.
5.3 L’Utente riconosce inoltre di essere a conoscenza delle proprie responsabilità ai sensi della Parte 3 del Criminal Finances Act 2017 (“Parte 3”) e di aver adottato procedure di prevenzione ragionevoli (come previsto dalla Parte 3) per garantire che né i propri Rappresentanti né le terze parti interessate commettano i reati previsti dalla Parte 3.
5.4 Previo ragionevole preavviso da parte di ASK4, l'Utente fornirà ad ASK4 le informazioni e l'assistenza che essa potrà ragionevolmente richiedere per accertarsi della conformità dell'Utente alla Parte 3.
6. Disposizioni contro la tratta di esseri umani e il lavoro forzato
La presente sezione si applica a tutte le tipologie di fornitori.
6.1 L’Utente garantisce e si impegna a far sì che né l’Utente stesso, né alcuno dei suoi Rappresentanti, abbia violato o violi alcuna legge nazionale o internazionale contro la tratta di esseri umani o il lavoro forzato (le “Leggi sulla schiavitù moderna e ESG”), incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: (i) il Modern Slavery Act 2015 del Regno Unito; (ii) il «California Transparency in Supply Chains Act»; (iii) il «Federal Acquisition Regulation on Ending Trafficking in Persons» del Governo degli Stati Uniti; (iv) la Convenzione sul lavoro forzato del 1930 (n. 29); (v) la Convenzione sull’abolizione del lavoro forzato del 1957 (n. 105); (vi) la Legge sulla prevenzione del lavoro forzato degli uiguri; oppure (vii) qualsiasi legge applicabile in materia di lotta alla tratta di esseri umani o di lavoro in qualsiasi giurisdizione in cui l’Utente svolga la propria attività.
6.2 Qualora l’Utente venga a conoscenza o abbia ragionevoli motivi per sospettare una violazione delle leggi nazionali e/o internazionali contro la tratta di esseri umani o il lavoro forzato in qualsiasi giurisdizione, dovrà darne comunicazione ad ASK4 senza indebito ritardo (e in ogni caso entro cinque (5) giorni lavorativi (ovvero qualsiasi giorno diverso dal sabato, dalla domenica o dai giorni festivi in Inghilterra)) dal momento in cui ne è venuto a conoscenza o ha ragionevolmente sospettato la violazione. Dovrete inoltre informare tempestivamente ASK4 in caso di indagini, reclami formali o richieste di risarcimento relativi a qualsiasi violazione effettiva o potenziale della legge, e in ogni caso entro trenta (30) giorni da tali indagini, reclami formali o richieste di risarcimento.
6.2.1 Nell’ambito dei nostri impegni ai sensi delle leggi sulla schiavitù moderna e in materia di ESG, ASK4 potrebbe richiedervi di: iscrivervi a Supplier Ethical Data Exchange (“SEDEX”) in qualità di membri, completare il vostro profilo per ottenere un punteggio di valutazione del rischio, mantenere attiva la registrazione e collegarvi con ASK4 sulla piattaforma SEDEX;
6.2.2 garantire che qualsiasi audit etico o sociale effettuato dall’Utente, da terzi per conto dell’Utente o da terzi sulle attività dell’Utente sia registrato sulla piattaforma SEDEX e reso disponibile ad ASK4 (di seguito, singolarmente, un “Audit”); e
6.2.3 a proprie spese, intraprendere le azioni correttive appropriate per risolvere eventuali problemi o guasti individuati durante un audit.
7. Uguaglianza, dignità sul lavoro e comportamento sul posto di lavoro
La presente sezione si applica a tutte le tipologie di fornitori
7.1 L’Utente è tenuto a rispettare le politiche di ASK4 (come di volta in volta comunicate all’Utente) relative all’uguaglianza, alla dignità sul lavoro, alla condotta sul posto di lavoro e al trattamento equo e professionale di tutti i residenti, dei potenziali residenti e dei loro ospiti, dei lavoratori di ASK4 e di qualsiasi altra persona con cui il Personale dell’Utente interagisca in relazione ai servizi, indipendentemente dall’età, dalla disabilità, dalla razza, dalla nazionalità, dall’origine etnica o nazionale, dalla religione, dal credo o dall’assenza di religione/credo, dal sesso, orientamento sessuale, stato di gravidanza o presenza di figli, cambio di genere, matrimonio e unione civile, e in conformità con tutte le linee guida giurisdizionali; inoltre, l’Utente si assume la responsabilità di formare i propri Rappresentanti affinché rispettino tali politiche.
7.2 Il Cliente dovrà adottare tutte le misure ragionevoli per garantire che il proprio personale non si renda responsabile di discriminazione illegale, molestie (comprese quelle sessuali), ritorsioni o qualsiasi altro comportamento inappropriato sul posto di lavoro in relazione ai servizi, in conformità con l’Equality Act 2010, il Worker Protection (Amendment of Equality Act 2010) Act 2023 e tutte le altre leggi applicabili in materia di parità e lavoro. Tali misure devono includere l’adozione di politiche e procedure adeguate, l’erogazione di una formazione adeguata al personale interessato e la conservazione della documentazione relativa a tale formazione (che il Cliente dovrà fornire ad ASK4 su ragionevole richiesta), nonché l’adozione di misure adeguate qualora venga individuata una violazione.
7.3 Il Cliente è tenuto ad adottare politiche e procedure adeguate in materia di parità, dignità sul lavoro, molestie, gestione dei reclami e standard di condotta professionale, in linea con la natura dei servizi. Su richiesta motivata, il Cliente dovrà fornire ad ASK4 copie di tali politiche o prove della loro attuazione.[1]
7.4 Qualsiasi violazione sostanziale della presente clausola 7 costituirà una violazione sostanziale dei presenti Requisiti di conformità e ASK4 potrà esercitare i propri diritti ai sensi della clausola 8, ivi compresa la richiesta di allontanamento del Personale dai servizi o la risoluzione di qualsiasi accordo tra l’Utente e ASK4, ove opportuno.
7.5 Il Cliente dovrà imporre obblighi equivalenti a quelli previsti dalla presente clausola 7 a qualsiasi subappaltatore il cui personale presti i servizi o si rechi in qualsiasi sede in cui tali servizi vengono prestati, e il Cliente rimarrà responsabile del rispetto della presente clausola 7 da parte di tali subappaltatori.
8. Disposizioni aggiuntive
La presente sezione si applica a tutte le tipologie di fornitori.
8.1 L’utente garantisce e si impegna a far sì che, in ogni momento rilevante, non sussistano accuse, imputazioni, procedimenti, indagini o richieste di informazioni nei confronti dell’utente o di uno qualsiasi dei suoi rappresentanti da parte di qualsiasi autorità governativa in merito a qualsiasi violazione effettiva o potenziale dei presenti Requisiti di conformità. L’utente informerà immediatamente ASK4 qualora tale situazione dovesse cambiare o fosse probabile che cambi.
8.2 L'utente garantisce e si impegna a far sì che tutti i pagamenti effettuati in relazione all'esecuzione di qualsiasi accordo tra l'utente e ASK4 siano:
8.2.1 debitamente e accuratamente registrati nei Suoi libri contabili e registri, indicando l'importo, la finalità e il destinatario;
8.2.2 conservati in conformità con le vostre procedure interne, unitamente alla relativa documentazione di supporto; e
8.2.3 tenuti in conformità con tutte le altre leggi applicabili relative alla redazione e alla tenuta di libri contabili, registri o conti, in ogni caso in modo tale da garantire in misura sufficiente che tutte le transazioni dell’Utente siano registrate in una forma che consenta il rispetto dei presenti Requisiti di conformità.
8.3 L'utente garantisce e si impegna a far sì che né lui stesso, né alcuno dei suoi rappresentanti:
8.3.1 abbia eluso eventuali controlli contabili interni;
8.3.2 abbia falsificato libri, registri o conti;
8.3.3 abbia costituito o gestito fondi o beni non registrati nei libri contabili e nei registri di tale entità; oppure
8.3.4 abbia tentato di esercitare pressioni o di influenzare in modo fraudolento un revisore contabile in relazione a qualsiasi revisione, verifica o esame del proprio bilancio.
8.4 L'utente si impegna a non svolgere alcuna delle attività sopra indicate durante la vigenza di qualsiasi accordo stipulato tra l'utente stesso e ASK4.
8.5 ASK4 e i suoi rappresentanti autorizzati possono sottoporre a revisione, esaminare e fare copie dei libri contabili, dei registri, dei conti e di qualsiasi altro documento relativo a qualsiasi accordo tra ASK4 e l’Utente, indipendentemente dalla forma in cui siano conservati, al fine di verificare la conformità dell’Utente ai presenti Requisiti di conformità, incluse (ove pertinente) le politiche, le procedure, i registri di formazione, i rapporti di revisione e altri documenti che dimostrino tale conformità. Qualora tali registri contengano dati personali o informazioni riservate relative a persone fisiche, l’Utente potrà oscurare tali informazioni nella misura ragionevolmente necessaria per ottemperare agli obblighi applicabili in materia di protezione dei dati e riservatezza. L’Utente dovrà conservare e mantenere tutti tali registri e conti per tutta la durata di qualsiasi accordo tra l’Utente e ASK4 e per (i) tre (3) anni dopo la scadenza o la risoluzione di qualsiasi accordo tra l’Utente e ASK4 oppure (ii) per il periodo di tempo previsto dalla politica di conservazione dei dati dell’Utente (a seconda di quale dei due periodi sia più lungo). L’Utente accetta di collaborare pienamente a tali verifiche. I diritti contenuti nella presente clausola 8 devono essere esplicitamente inclusi in qualsiasi successivo contratto di subappalto o accordo stipulato tra l’Utente e uno qualsiasi dei suoi Rappresentanti in relazione all’esecuzione di qualsiasi accordo tra l’Utente e ASK4.
8.6 Il Cliente dovrà garantire che il Personale incaricato di fornire i servizi riceva una formazione adeguata in materia di conformità, pertinente ai propri ruoli e responsabilità, e dovrà conservare la documentazione relativa a tale formazione. A titolo esemplificativo ma non esaustivo, il Cliente dovrà ottemperare agli obblighi specifici in materia di formazione di cui alla clausola 7.
8.7 Il Cliente garantisce e si impegna a far sì che il Cliente stesso e i suoi Rappresentanti mantengano, e continuino a mantenere, politiche, procedure e controlli generali adeguati (compresa una procedura di segnalazione di irregolarità) per garantire che i servizi forniti ai sensi di qualsiasi accordo tra il Cliente e ASK4 siano conformi ai presenti Requisiti di Conformità. Questi includeranno, ove opportuno, controlli contabili e finanziari, nonché la due diligence sui terzi. Le politiche, le procedure e i controlli specifici relativi a parità, dignità sul lavoro, molestie, condotta sul posto di lavoro, gestione dei reclami, formazione, tenuta dei registri e subappaltatori sono definiti nella clausola 7. L’utente dovrà garantire che i propri rappresentanti siano a conoscenza delle politiche, delle procedure e dei controlli a loro applicabili e dovrà fornire tempestivamente ad ASK4 copie o dettagli degli stessi su richiesta scritta.
8.8 Qualora veniate a conoscenza o abbiate ragionevoli motivi per sospettare una violazione effettiva o potenziale dei presenti Requisiti di Conformità, oppure di qualsiasi accusa, reclamo o indagine relativa a corruzione, frode, schiavitù moderna, discriminazione, molestie (comprese quelle sessuali), salute e sicurezza o qualsiasi altra questione che possa esporre ASK4 a rischi legali, normativi o reputazionali, dovrete informare ASK4 per iscritto senza indebito ritardo e, in caso di accuse, reclami o indagini relativi a molestie sessuali o altri comportamenti gravi, in ogni caso entro 48 ore. Vi impegnate a:
8.8.1 avviare un’indagine, conservare tutte le prove pertinenti e adottare misure immediate per sospendere qualsiasi attività illegale o non etica individuata nella segnalazione, in attesa dell’esito dell’indagine;
8.8.2 collaborare pienamente con qualsiasi indagine condotta da ASK4 volta a determinare se si sia verificata una violazione e, non appena possibile e in ogni caso entro trenta (30) giorni dalla notifica iniziale (o entro un termine più breve che ASK4 possa ragionevolmente richiedere, qualora necessario per gestire un rischio immediato di natura legale, normativa o reputazionale), fornire al Consulente Legale di ASK4 una relazione scritta che descriva il metodo, la portata e i risultati dell’indagine. La relazione deve includere una proposta di rimedio per qualsiasi violazione effettiva o potenziale. L’utente è tenuto a svolgere ulteriori indagini e a rivedere la proposta di rimedio, se necessario, al fine di ottenere l’approvazione di ASK4 entro un termine ragionevole dalla presentazione della relazione, e deve attuare qualsiasi rimedio approvato; e
8.8.3 che ASK4 possa divulgare informazioni relative a una probabile violazione dei presenti Requisiti di conformità, compresa l’esistenza e i termini di qualsiasi accordo tra l’Utente e ASK4, a qualsiasi autorità governativa competente e a qualsiasi altra persona che ASK4 o il suo consulente legale ritengano abbia un legittimo interesse a venirne a conoscenza.
8.9 Qualora ASK4 ritenga, agendo in buona fede, che l’Utente o uno qualsiasi dei suoi Rappresentanti abbia violato uno qualsiasi dei presenti Requisiti di conformità in un modo tale da esporre ASK4 a responsabilità o a un danno significativo alla reputazione, ASK4 avrà il diritto unilaterale, esercitabile immediatamente previa comunicazione scritta all’Utente, di:
8.9.1 richiedere al Cliente di rimuovere, sospendere o sostituire immediatamente qualsiasi membro del personale qualora ASK4 ritenga ragionevolmente che il proseguimento dell’attività da parte di tale persona costituisca un rischio per ASK4, i suoi dipendenti, i suoi clienti, la sua reputazione o la corretta esecuzione dei servizi. Il Cliente dovrà ottemperare a tale richiesta tempestivamente e a proprie spese;
8.9.2 trattenere, sospendere o interrompere il pagamento, in tutto o in parte, di qualsiasi importo dovuto o che diventi dovuto ai sensi di qualsiasi accordo tra l’Utente e ASK4. ASK4 non avrà alcun obbligo automatico di riprendere o effettuare tali pagamenti per il solo fatto che la violazione in questione sia stata successivamente sanata, e qualsiasi decisione in tal senso non pregiudicherà i diritti di ASK4 alla compensazione, all’indennizzo, alla risoluzione del contratto e al recupero di eventuali perdite o altri importi; e/o
8.9.3 risolvere immediatamente qualsiasi accordo tra l'Utente e ASK4.
8.10 L’utente è tenuto a indennizzare ASK4 per tutte le perdite e le spese derivanti da o connesse a qualsiasi violazione dei presenti Requisiti di conformità. Ciò include eventuali costi ragionevoli sostenuti da terzi (comprese le spese legali e altri onorari e spese professionali ragionevoli), multe, risarcimenti danni e altre passività pecuniarie (incluso il rimborso di ricavi o profitti) subite, sostenute o imposte ad ASK4 in relazione all’esistenza, agli esiti o alle conclusioni di qualsiasi reclamo, indagine o procedimento relativo alla vostra conformità ai presenti Requisiti di conformità. Qualora una qualsiasi disposizione della presente clausola di indennizzo risulti nulla o inapplicabile ai sensi della legge applicabile, essa sarà considerata modificata nella misura necessaria a renderla legale, valida e applicabile. Qualora tale modifica non fosse possibile, la disposizione sarà stralciata e le restanti disposizioni continueranno ad avere piena efficacia e, ove necessario, saranno interpretate in modo da dare effetto, per quanto possibile, allo scopo previsto dalla presente clausola di indennizzo.
8.11 ASK4 potrà effettuare verifiche di due diligence su di Lei (la cui portata, modalità, natura e durata saranno a esclusiva e ragionevole discrezione di ASK4). Lei accetta di collaborare pienamente a qualsiasi verifica di due diligence in corso e si impegna a rispondere tempestivamente e in modo accurato a qualsiasi richiesta di informazioni o documenti nell’ambito di tale verifica.
8.12 Salvo quanto diversamente previsto da un accordo scritto separato, espressamente firmato da ASK4, che disciplini le forniture in questione, tutte le forniture sono effettuate in base alle Condizioni di acquisto di ASK4 (https://www.ask4.com/legal/ask4-terms-of-purchase). Tali condizioni si applicano con esclusione di qualsiasi altra condizione (comprese quelle indicate in preventivi, conferme d’ordine, fatture, bolle di consegna, cataloghi o condizioni implicite derivanti da prassi commerciali, consuetudini o rapporti d’affari). Qualora un accordo separato firmato specifichi di coprire tutte le forniture tra le parti, esso avrà la precedenza per l’ambito di applicazione e la durata ivi indicati. In caso contrario, le Condizioni di acquisto di ASK4 continuano a disciplinare tutti gli altri ordini e si applicano a tutte le forniture effettuate a favore di ASK4.
8.13 L'utente dovrà fornire ad ASK4, almeno una volta all'anno o su richiesta di ASK4, un certificato che attesti la conformità ai presenti Requisiti di conformità.
Parte 2 – Disposizioni condizionali
9. Certificati assicurativi
Questa sezione si applica solo se sei un fornitore di uno dei seguenti tipi: “Installazione”, “Appaltatori”, “Telecomunicazioni”, “Spedizioni”, “Servizi professionali”.
9.1 Qualora l’Utente fornisca beni o servizi che richiedono la presenza di un Rappresentante nel luogo in cui vengono prestati i servizi, è tenuto a disporre di certificati assicurativi aggiornati e a fornirli ad ASK4 su richiesta. Qualsiasi interruzione della copertura costituirà una violazione sostanziale dei presenti Requisiti di conformità e potrà comportare la sospensione degli ordini o dell’accesso da parte di ASK4, oppure l’esercizio dei diritti previsti dalla clausola 8.
10. Approvvigionamento responsabile di minerali
Questa sezione si applica solo se sei un fornitore di uno dei seguenti tipi: “Produttore di hardware”, “Distributore di hardware”.
10.1 L'utente garantisce e si impegna a garantire che tutti i minerali utilizzati nei prodotti forniti ad ASK4 (compresi stagno, tantalio, tungsteno e oro) provengano da fonti responsabili e non finanzino né avvantaggino, direttamente o indirettamente, gruppi armati né contribuiscano a violazioni dei diritti umani.
10.2 L'utente garantisce e si impegna a mantenere adeguate misure di due diligence e tracciabilità lungo la catena di approvvigionamento, in linea con le Linee guida dell'OCSE sulla due diligence per catene di approvvigionamento responsabili di minerali provenienti da zone di conflitto e ad alto rischio e, ove applicabile, con il Regolamento UE 2017/821.
10.3 L'utente garantisce e si impegna a non procurarsi consapevolmente minerali provenienti da aree interessate da conflitti e ad alto rischio (CAHRA) senza un'adeguata valutazione dei rischi, misure di mitigazione e una due diligence documentata, e dovrà fornire prova della conformità su richiesta.
10.4 L'utente garantisce e si impegna a far rispettare contrattualmente tali Requisiti di conformità lungo tutta la propria catena di fornitura, compresi i fornitori di secondo livello e i produttori di hardware.
11. Controllo dei lavoratori
Questa sezione si applica solo se sei un fornitore di uno dei seguenti tipi: “Installazione”, “Appaltatori”, “Telco”.
11.1 L'utente si impegna a prestare la dovuta diligenza nell'evitare di assegnare qualsiasi membro del personale o altro dipendente, lavoratore o subappaltatore alla prestazione dei servizi presso le sedi dei clienti di ASK4 senza un certificato del Disclosure and Barring Service (“DBS”) (o equivalente locale) che:
11.1.1 sia stato redatto non più di dodici (12) mesi prima dell’inizio della prestazione dei servizi da parte di tale persona o persone;
11.1.2 è stato verificato e approvato in conformità con le vostre politiche interne; e
11.1.3 venga rinnovato almeno ogni due (2) anni a partire dalla data di emissione del precedente certificato DBS, a condizione che la persona continui a collaborare con Voi per fornire i servizi ad ASK4.
11.2 L'utente è consapevole che è suo dovere adottare pratiche di assunzione responsabili e prende atto delle politiche di ASK4 relative alla verifica dei precedenti dei propri rappresentanti.
12. Conformità alle norme sul diritto al lavoro e sul diritto di soggiorno
Questa sezione si applica solo se sei un fornitore di una delle seguenti tipologie: “Installazione”, “Appaltatori”, “Telco”.
12.1 Qualora una persona presti i Servizi nel Regno Unito, il Cliente dovrà effettuare i controlli relativi al diritto al lavoro, secondo le modalità previste dalle linee guida del Ministero dell’Interno, su tale persona — ivi incluse le persone assunte con un contratto di prestazione d’opera, i subappaltatori e le persone ingaggiate tramite un servizio di abbinamento online o basato su una piattaforma — prima che tale persona inizi a lavorare, in conformità con la Sezione 48 del Border Security, Asylum and Immigration Act 2025.
12.2 Qualora una persona fisica presti i Servizi in uno Stato membro dell’UE in cui ASK4 opera, il Cliente dovrà effettuare le verifiche equivalenti relative al diritto al lavoro o al diritto di soggiorno previste dalla normativa nazionale applicabile di tale Stato membro che attua la Direttiva 2009/52/CE (la “Direttiva sulle sanzioni ai datori di lavoro”) o qualsiasi normativa successiva o sostitutiva, prima che tale persona fisica inizi a lavorare.
12.3 Qualora si applichi il diritto di sostituzione, il Cliente dovrà effettuare la verifica prevista dalla clausola 12.1 o 12.2 su qualsiasi sostituto prima che questi inizi a prestare i Servizi e non dovrà fare affidamento sulla persona originaria per verificare il diritto al lavoro o alla residenza del sostituto. Il Cliente dovrà mantenere procedure di verifica dell’identità adeguate per confermare che la persona che presta i Servizi sia la stessa la cui situazione è stata verificata.
12.4 Il Cliente non potrà avvalersi di ulteriori subappaltatori per l’esecuzione dei Servizi senza il previo consenso scritto di ASK4 e, qualora tale consenso venga concesso, dovrà imporre a tale subappaltatore obblighi equivalenti a quelli previsti dalla presente clausola 12.
12.5 L’utente dovrà consentire ad ASK4 di verificare il rispetto della presente clausola 12, previo preavviso ragionevole.
12.6 Qualora si accerti che una persona stia lavorando illegalmente in relazione ai Servizi e non sussista alcuna giustificazione prevista dalla legge o difesa equivalente ai sensi della normativa applicabile, ASK4 potrà sospendere o risolvere con effetto immediato qualsiasi accordo tra l’Utente e ASK4.
12.7 L'utente è tenuto a risarcire ASK4 per qualsiasi sanzione civile, multa o altra perdita subita da ASK4 a seguito del mancato rispetto da parte dell'utente della presente clausola 12.
13. Certificazione e conformità dei prodotti
Questa sezione si applica solo se sei un fornitore di uno dei seguenti tipi: “Installazione”, “Telco”, “Produttore di hardware”, “Distributore di hardware”, “Materiali di consumo”.
13.1 Ai fini della presente clausola 13, per “Prodotti” si intendono tutti i beni forniti.
13.2 Tutti i Prodotti devono essere conformi a tutte le leggi, i regolamenti e le norme applicabili che disciplinano la vendita e la distribuzione di tali prodotti in tutti i mercati in cui opera ASK4 (ovvero il Regno Unito, l’Unione Europea, gli Stati Uniti d’America e qualsiasi altro Paese che vi venga comunicato da ASK4). Senza limitare la generalità di quanto sopra, l’Utente garantisce e si impegna specificatamente a far sì che tutti i Prodotti siano:
13.2.1 debitamente contrassegnati con i marchi CE e UKCA;
13.2.2 contrassegnato con qualsiasi marcatura richiesta (direttamente o per consentire la conformità di ASK4) ai sensi del Regolamento del 2013 sui rifiuti di apparecchiature elettriche ed elettroniche, della Direttiva sui rifiuti di apparecchiature elettriche ed elettroniche (e delle relative attuazioni locali) e del Regolamento (UE) 2023/1542 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 luglio 2023, relativo alle batterie e ai rifiuti di batterie;
13.2.3 conforme a tutti i requisiti applicabili in materia di sicurezza, salute e tutela ambientale, nonché alle normative e agli standard stabiliti dalla Federal Communications Commission (FCC) e dalla Consumer Product Safety Commission (CPSC);
13.2.4 conformi alla Direttiva sulla compatibilità elettromagnetica (e alle relative attuazioni locali), garantendo che tali Prodotti non generino né subiscano disturbi elettromagnetici, né causino interferenze con altri prodotti o dispositivi.
13.3 Il Cliente dovrà garantire che tutti i Prodotti forniti ai sensi del presente Contratto siano idonei all’uso previsto e possano essere legalmente venduti, utilizzati e immessi sul mercato nei territori del Regno Unito, dell’Unione Europea e degli Stati Uniti. Il Cliente dovrà ottenere tutte le autorizzazioni e le certificazioni necessarie.
13.4 Qualora si riscontri che un Prodotto non sia conforme alle disposizioni della presente clausola 13, il Cliente dovrà adottare tempestivamente tutte le misure necessarie, a proprie spese, per garantire tale conformità, incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la modifica, la sostituzione o il ritiro dal mercato di qualsiasi Prodotto non conforme.
14. Disposizioni in materia di sicurezza delle informazioni
Questa sezione si applica solo se sei un fornitore di questo tipo:
- "Installazione", "Produttore di hardware", "Distributore di hardware" (clausola 14.1);
- “Telecomunicazioni”, “Soluzione ospitata su cloud (SaaS)”, “Marketing”, “Servizi professionali”, “Viaggi” (clausole 14.2 e 14.3);
- “Produttore di hardware”, “Soluzione ospitata su cloud (SaaS)” (clausola 14.4).
14.1 Qualora l’Utente fornisca, offra o metta a disposizione beni, servizi o strutture destinati all’uso in relazione alla fornitura della rete pubblica di comunicazioni elettroniche o del servizio pubblico di comunicazioni elettroniche di ASK4, dovrete garantire il rispetto da parte di ASK4 del Regolamento sulle comunicazioni elettroniche (misure di sicurezza) del 2022 e dell’articolo 105A, paragrafo 1, del Communications Act del 2003 (nonché di eventuali requisiti analoghi in vigore in altri paesi in cui ASK4 opera ai sensi della Direttiva (UE) 2018/1972 che istituisce il Codice europeo delle comunicazioni elettroniche). In particolare, dovrete:
14.1.1 individuare i rischi di compromissione della sicurezza relativi alla rete o al servizio di ASK4 che potrebbero essere causati dai vostri beni, servizi o strutture e informare ASK4, collaborando con essa per mitigare tali rischi a vostre spese;
14.1.2 qualora l’Utente sia un fornitore di rete con accesso alla rete o al servizio di ASK4 o a dati sensibili, è tenuto ad adottare misure adeguate e proporzionate al fine di (a) identificare i rischi di violazioni della sicurezza; (b) ridurre i rischi di violazioni della sicurezza; e (c) prepararsi all’eventualità di violazioni della sicurezza;
14.1.3 consentire ad ASK4 di monitorare tutte le attività intraprese o organizzate dall’Utente in relazione alla sua rete o al suo servizio;
14.1.4 collaborare con ASK4 nella risoluzione di incidenti che causano o contribuiscono a compromettere la sicurezza della rete o del servizio di ASK4 o che aumentano il rischio di tale compromissione;
14.1.5 garantire che tutte le connessioni di rete e la condivisione dei dati con ASK4, o organizzate dall’Utente o da terzi per suo conto, siano gestite in modo sicuro; e
14.1.6 disporre di piani scritti adeguati per gestire la risoluzione dei contratti con ASK4 e la transizione da tali contratti, garantendo al contempo la sicurezza della rete o del servizio.
14.2 Qualora l’Utente tratti informazioni riservate o dati personali di ASK4 (“Dati ASK4”), dovrà garantire di aver adottato misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i Dati ASK4 dal trattamento non autorizzato o illecito, nonché dalla perdita accidentale, dalla distruzione o dal danneggiamento degli stessi, in misura adeguata al danno che potrebbe derivare dal trattamento non autorizzato o illecito o dalla perdita accidentale, dalla distruzione o dal danneggiamento, nonché alla natura dei dati da proteggere, tenendo conto dello stato di sviluppo tecnologico e dei costi di attuazione di tali misure (tali misure possono includere, se del caso, la pseudonimizzazione e la crittografia dei Dati ASK4, la garanzia della riservatezza, dell’integrità, della disponibilità e della resilienza dei propri sistemi e servizi, la garanzia che la disponibilità e l’accesso ai Dati ASK4 possano essere ripristinati tempestivamente dopo un incidente, nonché la valutazione periodica dell’efficacia delle misure tecniche e organizzative adottate dall’Utente). Su ragionevole richiesta di ASK4, l’Utente dovrà fornire prova di tali misure e consentire ad ASK4 o ai suoi rappresentanti autorizzati di verificare la conformità dell’Utente alla presente clausola 14.
14.3 Qualora l’Utente tratti dati personali nell’ambito della fornitura di un servizio pubblico di comunicazioni elettroniche, è tenuto a notificare ad ASK4 qualsiasi violazione entro ventiquattro (24) ore. Per quanto riguarda tutte le altre violazioni della sicurezza che comportino la distruzione, la perdita, l’alterazione, la divulgazione non autorizzata o l’accesso non autorizzato, accidentali o illeciti, ai dati personali relativi ai Suoi beni, servizi o strutture, dovrà informare ASK4 entro settantadue (72) ore.
14.4 Qualora l’Utente stia sviluppando prodotti, software o servizi per ASK4 o fornendo servizi di assistenza informatica ad ASK4, dovrà agire con la dovuta competenza e diligenza per garantire che i servizi siano forniti e/o sviluppati in modo sicuro; ciò include, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
14.4.1 attuare pratiche di programmazione sicure per prevenire vulnerabilità comuni quali l’iniezione SQL, il cross-site scripting (XSS) e il cross-site request forgery (CSRF);
14.4.2 effettuare valutazioni periodiche della sicurezza, comprese revisioni del codice e analisi delle vulnerabilità;
14.4.3 garantire, ove opportuno, la crittografia dei dati sia in transito che inattivi;
14.4.4 applicare tempestivamente le patch e gli aggiornamenti necessari per risolvere le vulnerabilità note;
14.4.5 garantire che le librerie e i componenti di terze parti utilizzati nel software siano regolarmente aggiornati e privi di vulnerabilità note;
14.4.6 effettuare rigorosi test di sicurezza e risolvere tempestivamente eventuali problemi di sicurezza individuati;
14.4.7 attuare adeguati controlli di accesso per garantire che solo il personale autorizzato abbia accesso al software e ai dati correlati; e
14.4.8 non incorporare alcun software open source concesso in licenza secondo termini che impongano che qualsiasi software distribuito o qualsiasi opera derivata da esso sia distribuita sotto la stessa licenza open source (inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, il software concesso in licenza ai sensi della GNU General Public License (GPL) e dell’Affero General Public License (AGPL)) (collettivamente, “Software Open Source Copyleft”) nel software sviluppato senza il previo consenso scritto di ASK4. È consentito utilizzare software open source che non sia Software Open Source Copyleft.
15. Trattamento dei dati personali
La presente sezione si applica esclusivamente ai fornitori che trattano dati personali per conto di ASK4.
15.1 Salvo diverso accordo, qualora l’Utente tratti i dati personali di ASK4 in qualità di responsabile del trattamento, dovrà farlo in conformità all’Accordo sul trattamento dei dati di ASK4 (Titolare del trattamento ASK4) (https://www.ask4.com/data-processing-agreement-ask4-controller).
16. Salute e sicurezza
Questa sezione si applica solo se sei un fornitore di uno dei seguenti tipi: “Installazione”, “Appaltatori”, “Telco”, “Servizi professionali”.
16.1 L'utente è tenuto a:
16.1.1 disporre delle competenze, delle conoscenze, dell’esperienza e dei comportamenti e, ove necessario, della capacità organizzativa necessari per soddisfare i requisiti di competenza applicabili al proprio ruolo e fornire ad ASK4 le informazioni necessarie per consentire ad ASK4 di valutare con successo la propria conformità alle leggi vigenti in materia di salute e sicurezza; e
16.1.2 conservare e aggiornare la documentazione relativa alla formazione obbligatoria in materia di salute e sicurezza e metterla a disposizione di ASK4 su richiesta.
16.2 Qualora l’Utente stia eseguendo “lavori edili” ai sensi del Regolamento del 2015 in materia di edilizia (progettazione e gestione) o di qualsiasi altra normativa locale di attuazione della Direttiva europea 92/57/CEE (il “Regolamento CDM”), l’Utente è tenuto a:
16.2.1 svolgere il ruolo di appaltatore principale e/o progettista principale, come previsto dal regolamento CDM;
16.2.2 fornire ad ASK4 informazioni sulle prassi operative adottate nel cantiere in cui vengono eseguiti i lavori di costruzione (il “Cantiero”) e tutta la documentazione redatta ai fini delle norme CDM; e
16.2.3 rispettare la Parte 2A del Regolamento edilizio del 2010 e, qualora si eseguano lavori relativi a un “edificio ad alto rischio” (come definito nel Regolamento sugli edifici ad alto rischio (Descrizioni e disposizioni supplementari) del 2023 (SI 2023/275)), il Regolamento edilizio (Procedure per gli edifici ad alto rischio) (Inghilterra) del 2023 (SI 2023/909).
16.3 L’Utente garantisce e si impegna a dichiarare di non essere stato oggetto di alcuna sanzione grave inflitta da alcuna autorità di regolamentazione in materia di salute e sicurezza (compresi il Building Safety Regulator, l’Health and Safety Executive, qualsiasi ente successore o qualsiasi autorità locale o pubblica), né di aver commesso alcuna violazione analoga ai sensi del Building Regulations 2010. Il cliente dovrà informare ASK4 per iscritto senza indebito ritardo qualora tale situazione dovesse cambiare o fosse suscettibile di cambiare durante la vigenza di qualsiasi accordo tra il cliente e ASK4.
Aggiornamenti
16 febbraio 2024: Aggiunta la sezione 8 (Uguaglianza, dignità sul lavoro e condotta sul posto di lavoro). Si applica a tutte le forniture di Prodotti effettuate a partire da tale data.
20 giugno 2024: Aggiunta la sezione 9 (Verifica dei lavoratori). Si applica a tutte le forniture di Prodotti effettuate a partire da tale data.
8 luglio 2024: Aggiunta la sezione 5.2 (Legge sulle finanze criminali del 2017). Si applica a tutti i fornitori.
11 novembre 2024: Aggiunta la sezione 12 (Trattamento dei dati personali). Si applica a tutti i fornitori interessati.
13 marzo 2025: Aggiunta la sezione 13 (Salute e sicurezza). Si applica a tutti i fornitori interessati.
6 ottobre 2025: Aggiunta la sezione 14.12 (Condizioni di acquisto). Si applica a tutti i fornitori.
23 febbraio 2026: Correzioni tipografiche e linguistiche, chiarimenti sui termini definiti, modifiche a determinate definizioni e nuova sezione 7 (Approvvigionamento responsabile di minerali). Si applica a tutti i fornitori.
30 settembre 2026: Rafforzamento dei requisiti in materia di parità, dignità sul lavoro e condotta sul posto di lavoro; ampliamento della definizione di «Autorità sanzionatoria»; obbligo di conformità ai requisiti di inserimento professionale effettivi prima della nomina; chiarimento della scadenza della copertura assicurativa come violazione sostanziale; allineamento agli obblighi previsti dal Criminal Finances Act 2017; riduzione dei tempi di notifica degli incidenti relativi alla schiavitù moderna; limitazione degli obblighi di certificazione dei prodotti alle merci; introduzione del diritto di audit per le misure di sicurezza delle informazioni; aggiunta dei requisiti relativi al diritto al lavoro e all’idoneità all’impiego; e rafforzamento delle disposizioni aggiuntive. Si applica a tutti i fornitori.